Ho troppe cose da fare e non so da dove iniziare

Ho troppe cose da fare e non so da dove iniziare

Ci sono giornate in cui hai la sensazione di non fermarti un attimo.
Giornate in cui rispondi a messaggi, sistemi cose urgenti, chiudi piccoli task, passi da una attività all’altra.
Eppure, a fine giornata, resta una sensazione strana: hai fatto tanto, ma non sai dire cosa hai davvero portato avanti.
È quella che identifico con i miei clienti come la “sindrome del criceto”.

Se ti riconosci in questa situazione, non preoccuparti, non sei l’unico.
E soprattutto non è detto che il problema sia solo la quantità di lavoro.

Perché ti senti sempre in ritardo anche quando lavori tanto

Molte persone descrivono il loro lavoro così:

• “Non riesco a stare dietro a tutto”
• “Ogni giorno arrivano nuove cose”
• “Non riesco mai a portarmi avanti”

Quello che spesso succede è che la giornata diventa una sequenza di reazioni.

• qualcuno scrive → rispondi
• arriva una richiesta → ti attivi
• emerge un problema → lo gestisci

In questo modo sei sempre impegnato, ma raramente sei tu a decidere la direzione. Attivi degli automatismi di risposta per riportare apparentemente la situazione in “zona di sicurezza”.
Ma quando manca direzione, anche tanto lavoro può sembrare inconcludente.

Il problema non è (solo) la quantità di lavoro

Quando ti senti sovraccarico, la prima spiegazione che ti dai è: “ho troppe cose da fare.”
A volte è vero, ma spesso sotto c’è altro.
Più che un problema di quantità, è un problema di livelli mescolati.

Nella stessa giornata convivono:

• attività operative (fare)
• micro decisioni (scegliere)
• aspetti strategici (dare direzione)

E tutto finisce nello stesso piano, senza distinzione, senza priorità reale. Il risultato è che tutto sembra urgente, ma ci dimentichiamo di comprendere se è anche altrettanto importante.
In pratica cadiamo nella cosiddetta procrastinazione attiva.

L’errore più comune: cercare tecniche invece di chiarezza

Quando ci sentiamo così, tendiamo a cercare soluzioni rapide:

• nuove to-do list
• app per organizzarsi
• tecniche di produttività

Il punto è che queste soluzioni funzionano solo se c’è già chiarezza.
Ma se non è chiaro cosa conta davvero, cosa è prioritario, cosa può aspettare, cosa non è nemmeno tuo qualsiasi strumento rischia di diventare un altro elemento da gestire.
Comprendi insieme a me che non è detto che ti manchi organizzazione, mentre potrebbe essere che ti manchi un criterio.

Come iniziare davvero: separare i livelli

Un primo passo utile è molto più semplice di quanto sembri.
Separare ciò che oggi stai tenendo insieme.
Puoi iniziare distinguendo tre livelli:

1. Operativo

Cose da fare.
Email, task, attività concrete.

2. Decisionale

Cose su cui devi scegliere.
Priorità, direzioni, alternative.

3. Strategico

Cose che orientano il lavoro.
Obiettivi, senso, direzione.

Molto spesso il sovraccarico nasce perché questi tre livelli si sovrappongono continuamente.
Fermarti anche solo per pochi minuti a distinguere:

• cosa è operatività
• cosa è decisione
• cosa è strategia/direzione

ti permette già di fare un primo passo fuori dalla confusione.

Un esercizio pratico

Se vuoi provare subito, puoi fare così.
Prendi tutto quello che hai in testa o nella tua lista e dividilo in tre colonne:

• cose da fare
• cose da decidere
• cose da chiarire

Molte persone a questo punto scoprono una cosa interessante:
non hanno solo troppe cose da fare, ma hanno troppe cose non chiarite.
E finché non vengono chiarite, continuano a generare lavoro.

Quando il problema non è il tempo ma il modo in cui stai leggendo il lavoro

Dire “ho troppe cose da fare” è spesso il modo più immediato per descrivere quello che stai vivendo, ma non sempre è il modo più preciso.E se mi segui sai che per risolvere un problema parto sempre dalla definizione precisa del problema stesso.

A volte il punto non è fare di più,  ma è fermarsi abbastanza da capire cosa stai portando avanti davvero, cosa stai solo gestendo, cosa non dovrebbe essere tuo, cosa richiede una decisione e non un’altra azione

Questo passaggio non ti fa guadagnare tempo subito, ma è certo che ti fa guadagnare chiarezza. E la chiarezza, nel lavoro, è ciò che permette alle cose di muoversi davvero.

In conclusione

Se ti senti costantemente pieno di cose da fare, non partire subito dalla soluzione. 
Fermati un attimo a osservare, perchè non sempre il problema è la quantità.
Più spesso di quanto immagini  è il modo in cui tutto è mescolato, indistinto, non gerarchizzato.
E finché resta così, qualsiasi tentativo di organizzazione rischia di restare superficiale.
Perché alla fine, non è solo una questione di tempo.
È una questione di chiarezza.

 

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