Fare

Cosa significa fare davvero le cose

Non lo nascondo: anche quando ami profondamente ciò che fai, devi darti dei limiti e lavorare per priorità. In una parola: organizzarti!
Sempre più  per certi lavori i confini non sono definiti a differenza di ciò che accadeva in passato quando era evidente il momento in cui  un compito era stato svolto - arare i campi, costruire una macchina - ora la “confusione” è dietro l’angolo.
Non ultimo, le nuove tecnologie di comunicazione hanno abbattuto i limiti definiti tra i nostri impegni professionali e le nostre vite private: essere “sempre connessi” per molti si traduce in “essere sempre al lavoro”.

É capitato anche a me e sto sperimentando un nuovo metodo organizzativo che condivido qui in questo mio blog, che è anche il mio diario di viaggio.

L’arte di fare le cose si basa su due passaggi fondamentali:

1. definire che cosa significhi “fatto”, cioè stabilire il traguardo
2. chiarire che cosa significhi “fare”, cioè stabilire quali siano le azioni da compiere.

Tutto restando rilassati e concentrati, due stati che aiutano la performance.
A un certo punto mi sono accorta che calendario e liste non mi bastavano più, soprattutto a causa della velocità con cui cambiano gli scenari che infarciscono le nostre giornate e riempiono le nostre conversazioni di “dovrei” e “potrei” che poi si trasformano in stress e in pensieri ridondanti.

Ecco 5 passi e alcune considerazioni che mi stanno aiutando

Primo passo - Annotazione

Per gestire con efficacia tutti i miei impegni, ho annotato tutto ciò che richiede la mia attenzione e ho chiarito che significato ha per me.
Questo mi consente di scegliere il momento giusto per fare le cose.
Annotare mi consente di liberare spazio nella mente.
Non annoto a caso, ma raggruppo in “contenitori” che poi “svuoto” decidendo se 

1. cestino - non serve a nulla
2. salvo - in futuro me ne prendo cura, non serve agire adesso
3. archivio - potrebbe tornarmi utile

Secondo Passo - Organizzazione

Non uso più il calendario per riempirlo di liste di incombenze quotidiane, ma solo azioni specifiche da fare in momenti specifici

Terzo passo - riflettere

Riflettere è  il passaggio in cui mi chiedo:

1. le azioni che sto per compiere mi  portano nella direzione giusta?
2. sono in linea con i miei obiettivi e con i vostri valori?

Quarto passo - revisionare settimanalmente

Valuto, controllo il “contenitore” in entrata, ridefinisco le liste, aggiungo e aggiornare il calendario.
Normalmente lo faccio il sabato mattina.

Quinto passo - agire

Qui c’è una premessa d’obbligo: la presa di consapevolezza che le cose da fare saranno sempre più di quelle che potete fare, e che potete fare soltanto una cosa alla volta. Qui mi viene in aiuto il modello a quattro criteri: contesto, tempo, energia, priorità.

Contesto - che cosa posso fare in questo momento, nel luogo in cui mi trovo e con gli strumenti che ho a disposizione? Non tutti i contesti sono funzionali al compito. Scegli con cura cosa, come e quando, legato al tuo dove.

Tempo - Colloco le azioni nel tempo giusto. Se ho un’attività da svolgere che pesa 4 ore, non cerco di farla stare in un buco di due ore, almeno che non possa segmentarla in slot autoportanti.

Energia - monitoro sempre se ho l’energia giusta per affrontare il compito specifico. In questo caso abbino anche le mie tecniche di coaching, soprattutto nel caso in cui “non ci sia scelta”

Priorità - Verifico la reale priorità anche domandandomi “qual è la cosa importante da fare in questo preciso momento tra tutte le alternative possibili”

Questi passaggi che sto condivido qui  aiutano, con un corretto investimento di tempo che porta a risparmiare tempo, a:

• risolvere l’organizzazione quotidiana 
• mettere a fuoco l’obiettivo
• tradurlo in realtà.

Prova e raccontami come è andata, io mi sto trovando bene!

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