Dal Fare al Fatto

Dal Fare al Fatto

Come passare da "DA FARE" a "FATTO", mantenendo qualità ed efficacia barcamenandosi tra liste e priorità

Dal Fare al Fatto

Capita anche a te di tornare alcune volte con la mente alle giornate d’infanzia scandite da ritmi sacri che funzionavano meglio di una meridiana?

Alcune volte, quando sono in aula con ragazzi poco più che ventenni mi sembra di essere un viaggiatore del tempo che racconta la nascita dei pc, dei primi cellulari, dell’attenzione con cui si scrivevano gli SMS che costavano un botto, dei blackberry.
E in contemporanea mi ricordo le macchine da scrivere, la carta copiativa e in effetti ho solo 50 anni.
Tutta quella tecnologia che sembrava progettata per semplificarci la vita.

E mentre ricordo tutto questo, mi trovo quasi ad invidiare le riunioni che mio papà poteva fare. Tutti assolutamente presenti nel qui ed ora senza interruzioni. E in linea di massima alle 19:30 si cenava. Durante le vacanze telefonavi a casa facendo la fila alla cabina con il sacchettino di gettoni, ma poi il tuo tempo in famiglia era sacro.

C’erano 24 ore allora e ci sono 24 ore adesso, ma è come se quelle di adesso non fossero in grado di contenere tutte le informazioni e gli imput che ci colpiscono.

Con il nuovo millennio si è concretizzato in pratica un paradosso: la qualità della vita è migliorata, ma nello stesso tempo le persone sono più stressate, perché si accollano più incombenze di quelle che riescono a gestire con le risorse che hanno a disposizione. 

Non mi stupisce che siamo sempre di più alla ricerca di metodi efficaci per  la gestione del nostro tempo e per mantenere i livelli di performance personale e professionali a standard alti, ma anche di qualità e di equilibrio.

Liste, liste di priorità, matrici, calendari, ma anche tecniche legate alla concentrazione e al rilassamento per gestire lo stress.

Oggi vi racconto di una tecnica che uso per scegliere consapevolmente cosa pensare, cosa fare e cosa rimandare.

Prendere consapevolezza che siamo noi a creare i nostri pensieri e di conseguenza i nostri stati d’animo è stato uno degli insegnamenti più preziosi che ho portato via dal percorso per diventare coach. L’ho allenato in modo volontario imparando a stare nel qui ed ora. Restare nel qui ed ora non è infatti importante solo quando ci stiamo finalmente godendo una bella passeggiata ma anche quando stiamo svolgendo un compito importante. 

Se creiamo “rumore” nella nostra mente pensando alle altre incombenze che dovremmo processare, non facciamo altro che investire male il nostro tempo e affaticarci.

Ma perchè creiamo questo rumore? Potrebbe però essere dovuto anche a un errore commesso alla fonte: abbiamo forse scelto in modo errato la cosa da fare?

Chiedo aiuto a David Allen, creatore del metodo Getting Things Done, che ci spiega come l’arte di fare le cose si basa su due passaggi fondamentali: definire che cosa significhi “fatto”, cioè stabilire il traguardo, e chiarire che cosa significhi “fare”, cioè stabilire quali siano le azioni da compiere. 

Per uscire dal loop delle cose da Fare, Allen adotta il sistema della pianificazione orizzontale, 5 step che se ben applicati, trovando un nostro stile, possono regalarci una nuova dimensione organizzativa:

  1.  intercettare tutte le cose che richiedono la nostra attenzione.
  2. chiarirne il significato e capire che cosa farne. 
  3. organizzare i risultati. 
  4. riflettere su tutte le possibili opzioni. 
  5. agire.

Per applicare questo metodo ho scelto di fruttare a pieno Google Calendar (visto che abbiamo sempre il cellulare con noi) e uso le voci promemoria per annotare i vari input/idee che mi raggiungono durante la giornata. Alla sera, prima di chiudere la mia attività rileggo queste voci e decido se:

  • cestinare (è una informazione, una nota, che non serve più)
  • salvare (non c’è bisogno di fare azioni al momento, ma forse bisognerà occuparsene in futuro)
  • archiviare (l’elemento è un’informazione potenzialmente utile)

𝖫𝖺 𝗆𝗂𝖺 𝖺𝗀𝖾𝗇𝖽𝖺 𝖼𝗈𝗌𝗂̀ 𝗇𝗈𝗇 𝗁𝖺 𝗉𝗂𝗎̀ 𝗇𝗈𝗍𝖾, 𝗆𝖺 𝗌𝗈𝗅𝗈 𝖺𝗓𝗂𝗈𝗇𝗂/𝖺𝗉𝗉𝗎𝗇𝗍𝖺𝗆𝖾𝗇𝗍𝗂 𝖾 𝗊𝗎𝖾𝗌𝗍𝗈 𝗆𝗂 𝖼𝗈𝗇𝗌𝖾𝗇𝗍𝖾 𝖽𝗂 𝗋𝖾𝗌𝗍𝖺𝗋𝖾 𝗆𝗈𝗅𝗍𝗈 𝖿𝗈𝖼𝖺𝗅𝗂𝗓𝗓𝖺𝗍𝖺 𝗌𝗎𝗅 𝖼𝗈𝗆𝗉𝗂𝗍𝗈 𝗌𝗉𝖾𝖼𝗂𝖿𝗂𝖼𝗈.

Questa organizzazione mi facilita il momento serale di recap e di feedback. Riesco a ripercorrere velocemente ciò che ho fatto, identifico le aree di miglioramento, pianifico le attività di approfondimento e formazione e miglioramento.

Naturalmente ho imparato a ricordare una cosa fondamentale: le cose da fare saranno sempre più di quelle che posso fare, e che posso fare soltanto una cosa alla volta. Soprattutto se la voglio fare bene. Mi dispiace, il multitasking è un falso mito ed è responsabile di tante cose fatte male!

Come scelgo cosa fare?

É vero che non sempre si può scegliere se fare o non fare una determinata attività, ma è altrettanto vero che posso scegliere di essere consapevole delle risorse che ho a disposizione in quel determinato momento. Le mie domande guida, prima di iniziare un lavoro sono:

  • dove sono e che risorse ho a disposizione (Contesto)
  • ho il tempo necessario per svolgere bene questa attività? (Tempo)
  • qual è il mio livello di energia? (Energia)
  • fra tutte le alternative possibili, qual è la cosa più importante da fare in questo preciso momento? (Priorità)

Dopo di che non mi resta che fare, con una grande consapevolezza che butto lì con un po’ di ironia “Le migliori idee per il lavoro non mi verranno mentre sono al lavoro”.

 

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Chi è l’ɑutore di questo ɑrticolo

Antoniɑ Gɑlvɑgnɑ, coɑch, consulente e trɑiner.
Ideɑtrice del metodo “Around the Corner - Anche se il mondo è tondo tutto ciò che cerchi è dietro l’ɑngolo”
Il mio perchè: Essere lɑ personɑ che ɑvrei voluto incontrɑre nei momenti di “svoltɑ dellɑ miɑ vitɑ”

 



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